Arreglo de puntos débiles de retrospectivas
Si su equipo Scrum cita regularmente “mejor comunicación”, “mejora de calidad”, “menos estrés”, “más trabajo en equipo”, etc., etc.,
como elementos de acción de retrospectivas, considereme completamente no impresionado. Me gusta arreglar esas cosas, pero como puntos de acción para una retrospectiva, son pusilánimes y sin brillo. También me imagino que si esos son los puntos de acción que salen de su retrospectiva, estos son problemas recurrentes en su organización que siguen sin resolverse. Así que vamos a averiguar cómo hacer mejores elementos de acción y tal vez podamos eliminar estos problemas recurrentes.
La falta de especificidad es muy común para los nuevos equipos o para equipos con una gran cantidad de olvido y cinismo. Otro patrón que veo con Retrospectivas es cuando llega el momento de tomar posesión de elementos de acción, nadie se ofrecerá para poner en práctica una idea o todo el equipo asume la responsabilidad. Que nadie tome la responsabilidad es simplemente triste, pero que todo el mundo lo haga es simplemente un mecanismo de defensa para evitar la responsabilidad de hacer que Scrum sea un éxito. Para nuevos equipos o equipos cínicos, la responsabilidad en grupo de un elemento de acción no funciona.
Lo que he encontrado muy útil en estas situaciones es la introducción de una herramienta de facilitación de Gamestorming – The Who-What-When Matrix. IME, la manera de romper la pasividad, el olvido y el cinismo es restaurando la esperanza. El uso de esta herramienta en una retrospectiva (y cualquier otra conversación en la que se requieren elementos de acción) es un paso en la dirección correcta de traer de vuelta la esperanza. Cuando la gente ve que puedan afectar el cambio positivo en su entorno a través de una serie de pasos cortos y directos, pasan a creer que las cosas realmente pueden cambiar. Los pequeños cambios no son apreciables al principio, pero una serie de pequeños cambios fáciles de implementar suman con el tiempo a un gran cambio en la forma en que la organización siente y actúa.
Así que ahora para mi matriz ¿Quién-Qué-Cuando?:
1. ¿Quién?: Entender quien va a ser el responsable de la implementación de una idea es el factor más importante de un elemento de acción. Esta todo bien en hablar de “Comunicación Mejor”, “Mejora de la Calidad”, “Menos estrés” y “Más trabajo en equipo”, pero a menos que alguien sea un apasionado de establecer estas cosas no hay sentido en perder más tiempo hablando de ellas. Pasión es igual a responsabilidad, por lo que si usted no tiene mucha pasión sobre la idea no sea el responsable. Tenga en cuenta, el responsable no tiene que tener la solución final para el elemento de acción. Se limitan a asumir la responsabilidad de que el problema sea identificado y encontrar a las personas adecuadas que sí tienen la solución.
2. ¿Qué?: Este es el punto donde especificamos lo que el responsable va a hacer, de lo contrario, es difícil para el propietario concluir y para los miembros del equipo contribuir. Tiendo a evitar definir el “¿qué?” como algo vago, un problema recurrente, ya que son difíciles de solucionar y a menudo parece desalentador. Mientras que “Less Stress” es un buen objetivo, ¿qué vamos a hacer para que las cosas sean menos estresantes? Estoy totalmente a favor “mejor comunicación”, pero ¿a qué se parece la mejor comunicación? Las ideas deben ser específicas, comprometiendo al responsable (que es otra razón por la que el “¿quién?” Se define en primer lugar) y pueden ser implementadas dentro del marco de tiempo del Sprint. A la hora de definir lo que se hará, pregúntese a usted mismo: “¿Cuál es la cosa más pequeña que podemos hacer como un equipo que nos llevará un paso más cerca de “Less Stress” (o el tema que sea)?” No necesitamos resolver todos los problemas de comunicación de la organización en un día, pero cual es la cosa más simple que podría funcionar?
3. ¿Cuándo?: El último paso es analizar cuando el responsable va a terminar su elemento de acción – nunca no es una opción. Para mí, el ajuste del temporizador en el elemento de acción es esencial, ya que le recuerda al responsable de la urgencia de lo que aceptaron hacer. Un temporizador incorporado es una adición excelente para un elemento de acción, ya que construye un entorno natural de conversación de seguimiento entre el responsable y Scrum Master. En este paso, destaco el elemento “¿cuándo?” ¿Cómo será el informe del responsable dirigido al equipo sobre la situación o el resultado final del punto de acción?. En el caso de la reducción del estrés, un punto de acción bien elaborado podría decir: “En una semana, Frank nos dirá el resultado de la conversación con el vicepresidente de Software sobre la financiación de un almuerzo de equipo mensual”. O si un equipo quería mejorar la calidad, “el próximo miércoles, Pryia dará a todos una actualización de las herramientas de pruebas después del Scrum Diario.” De esta forma la gente sabe exactamente lo que se espera de ellos y los miembros del equipo pueden hacerse mutuamente responsables de darle seguimiento.
Para más información sobre Gamestorming, ver mi crítica del 2013 sobre el libro para un entendimiento más profundo.
