28 formas de parar desperdiciar el tiempo (parte 1 de 2)

Uno de los objetivos básicos de Scrum es acabar el trabajo. Si usted no está consiguiendo más, usted no está haciendo Scrum correctamente. A muchos líderes empresariales y ejecutivos les gusta llamar a esto “mejora de la productividad” y casi todos mis clientes se sienten atraídos por Scrum porque creen que Scrum entregará su producto “más rápido y más barato”. Mientras que yo no haría esas afirmaciones (prefiero centrarme en la mejora de la calidad, la satisfacción del cliente y el compromiso), los elementos básicos de Scrum – timeboxing, equipos comprometidos y un énfasis en la entrega del producto – ayudan mucho a la productividad.

Sin embargo, para conseguir mayores niveles de productividad, del tipo locura 10X productivity del que Jeff Sutherland habla regularmente, hay que aumentar el enfoque en el equipo. En la charla de Ron Cuartel (@AgileAgitator) en el Phoenix Scrum Gathering, destacó la importancia del Scrum Master para ver el panorama de la oficina como un halcón para  detectar cualquier distracción y pérdida de tiempo. Estas interrupciones en el enfoque provienen de los miembros del equipo, sus hábitos de trabajo, cómo los miembros del equipo trabajan con los demás y del entorno del negocio. En Peopleware, DeMarco y Lister pasan una gran parte de su libro hablando de entornos de oficina distraídos y creo que el negocio es la mayor fuente de distracciones en los miembros del equipo.

Hay cuatro áreas en las que los ScrumMasters pueden mejorar el enfoque del equipo: haciendo el trabajo, definiendo el trabajo, respondiendo al trabajo emergente y ocupandose de las distracciones. Aquí están algunas ideas que usted puede intentar para aumentar el enfoque del equipo.

Haciendo el Trabajo

• Sesiones de trabajo – Los miembros del equipo definen períodos de trabajo ininterrumpidos. Por ejemplo, un equipo puede decidir tener tres sesiones de trabajo al día: 9:30 AM a 11:30 AM, 12:30 PM – 2:00 PM y 15:00 PM – 17:30 PM. Una vez establecido, el ScrumMaster tiene la tarea de capacitar a la empresa de no interrumpir el equipo mientras están trabajando.
• Introducir pequeños descansos y ejercicio – si bien esto puede parecer una distracción, quitarse de la computadora y tomar un paseo de cinco a diez minutos es muy beneficioso. La pomodoro technique  es una buena manera de animar a la gente a tomar descansos cortos durante las sesiones de trabajo.
• Co-ubicación – en general, cuando todo el equipo está en el mismo lugar, la concentración sube. Sin embargo, también tenemos que ser conscientes de que trabajar en estrecha proximidad puede introducir diferentes tipos de distracciones.
• Limpieza y El orden – si el espacio de trabajo está revuelto y desordenado, es una distracción. Como parte del servicio al equipo, el ScrumMaster debe trabajar para crear un sentido de orden y equilibrio tipo zen en el espacio del equipo limpiando las cosas de vez en cuando.
• Dieta – dar a los miembros del equipo meriendas y otros alimentos que fomenten el que permanezcan alerta y no estrellarse. A los programadores definitivamente le gustan las galletas, dulces y pizzas, pero también van a comer casi cualquier cosa que les de, así que por qué no darles fruta, barras de granola y nueces?
• Pair Programming & Mob Programming – cuando una persona está trabajando sola, se convierte en un objetivo para la distracción o tiene tendencia a perderse en el correo electrónico, Facebook, o simplemente navegar por la web (que no es necesariamente malo, pero simplemente perder el tiempo). Cuando dos (o más) personas están en frente de un equipo de trabajando en un problema ellos están “despejando trabajo” y no son interrumpidos tanto. Francamente, me sorprende que la administración no insista en la programación en parejas, ya que es absolutamente la mejor técnica de acabar con la perdida de tiempo en la oficina.
• Diseño competiciones – pida al equipo que resuelva el mismo problema en paralelo durante un máximo de dos horas y luego comparta sus resultados con todo el equipo. Este diseño alienta el set-based design, construye un sano sentido de la competencia y funciona mejor cuando se empareja a los desarrolladores y testeadores.
• Tiempo de Investigación – cuando las personas están “aburridas”, les dan un spike para investigar. Investigar una nueva herramienta, interfaz o idea tiende a animar a la gente y les ayuda a volver a centrar su atención.

Definiendo el Trabajo, alias Reuniones

• No computadoras portátiles – además de ser extremadamente grosero, las computadoras en una reunión son extremadamente molestas. No puedo contar cuántas veces he visto a la gente respondiendo correos electrónicso o haciendo otras cosas.
• Cumplir los criterios de aceptación y definición de terminado – básicamente una reunión debe tener un objetivo claro y un propósito definido antes de la reunión. Si la reunión no tiene uno, definirlo al principio o simplemente abandonar.
• Permanezca en el tema – no hablar de cualquier cosa que no esté relacionada con los criterios de aceptación o definición de hecho. El ScrumMaster no facilitará la reunión para mantenerse en el camino, los miembros del equipo tienen la autoridad para hacerlo.
• Salga rápido – cada minuto pasado en una reunión es uno menos pasado en el trabajo del producto. Si una reunión parece que ha llegado a su fin, se realiza una votación rápida para confirmar que se hace. El protocolo Decider\Resolution funciona muy bien en estas situaciones.
• Ley de los dos pies – el mundo de Open Space ofrece una espléndida orientación para las reuniones. Si no eres participante ni estás sacando valor de la conversación, utilice sus dos pies y vaya a algún lugar donde pueda. Si la reunión no está funcionando para usted, váyase.
• Hora de encuentro – programar ninguna reunión durante las sesiones de trabajo de un equipo. No programe una reunión de más de cuarenta y cinco minutos.
• ScrumMaster como guarda – si le invitan a una reunión y no entiende por qué le invitaron, pídale al ScrumMaster que le libera de asistir. Los ScrumMasters son buenos en tomar los enfados administradores, así que aprovéchese su papel para sacarle de tediosas reuniones.
• Perfeccionamiento del Backlog – estas reuniones realmente pueden ser malas, por lo que hágalas más dinámicas limitando la participación de tres o cuatro personas que están interesadas en el tema. Otra manera de hacer menos pesado el perfeccionamiento es romper la conversación en una serie de sesiones más frecuentes de quince minutos.