Un control visual para las masas – Tabla de tareas

Uno de los mayores desafíos para la confianza, la colaboración y la auto-organización en el lugar de trabajo es la visibilidad. Esto es porque la mayoría de desarrollo de software es un trabajo intelectual sin representación física. Tomamos ideas complejas sobre lo que un producto de software debe hacer y lo expresamos en código. El objetivo del diseño de software es descubrir y aprovechar abstracciones que generalizan escenarios específicos y procesos de trabajo para que la máquina pueda procesarlos. Al final, un usuario puede ver los resultados en una pantalla, pero el producto en sí no es más que los electrones.

No es de extrañar que los miembros del equipo tengan dificultades para colaborar entre sí y sus usuarios!! Ellos siempre están trabajando en alguna “cosa” amorfa que requiere herramientas especializadas y experiencia para poder comprender. La falta de parte física en software, su invisibilidad inherente y su infinita maleabilidad hacen que sea extremadamente difícil debatir sobre él mientras que está en desarrollo. Una y otra vez, cuando trabajo con organizaciones que están luchando para implementar Scrum, su principal obstáculo es la falta de visibilidad y comprensión de lo que otras partes de la organización están haciendo.

Oh, sí … una gran cantidad de estas organizaciones intentan crear la visibilidad con herramientas digitales como VersionOne o Jira, pero no para lograr resultados significativos. Asignar todo el trabajo y hacer seguimiento con una herramienta online sin mayor colaboración y autoorganización no funciona para los equipos, enriqueciendo a proveedores de herramientas y creando una mayor miseria en el lugar de trabajo.

Para tener un verdadero éxito con estas herramientas, tenemos que estar abiertos a la idea de que la gente va a empezar a trabajar fuera de sus tareas laborales normales y roles funcionales asignados por la organización. Tenemos que ser analógicos – notas post-it en una pared – antes de convertirnos a digital. Sólo una vez que veamos cómo fluye el trabajo de un miembro de un equipo a otro, podremos digitalizar el proceso.

Tabla de tareas

Finalidad: Control visual utilizado por el equipo para inspeccionar-y-adaptarse, fomentar el trabajo en equipo, auto-organizarse y proporcionar visibilidad.

Variaciones: Tablero Kanban, tablero Scrum.

Audiencia: Miembros del equipo, gerentes, Product Owners, ScrumMasters, stakeholders que interactúan regularmente con el equipo.

Modo de empleo: Un tablero de tareas es un artefacto físico en el lugar de trabajo diseñado para gestionar los procesos de trabajo complejos, haciendo los procesos visibles, proporcionando información inmediata a los miembros del equipo y transmisión de información oportuna y útil. Se compone de los paquetes seleccionados de alto nivel de trabajo (es decir, historias de usuario o características), tareas y (normalmente) un gráfico Burndown. Por lo general hay sólo cuatro estados de un producto sobre una tabla de tareas: Sin comenzar, en proceso, completado y bloqueado.

Al comienzo de una iteración, los paquetes de trabajo de alto nivel se descomponen en tareas estimadas por los miembros del equipo. Los paquetes de trabajo se suelen escribir en tarjetas (los rectángulos negros en el diagrama) y las tareas están escritas en post-its (los cuadrados amarillos, azules y naranjas). Para iniciar una nueva tarea, un miembro del equipo selecciona un post-it en el paquete de trabajo de alto nivel más importante de la columna no iniciada, escribe sus iniciales en el post-it y mueve la tarea de la columna no iniciada a la columna de en proceso. Cuando se termina una tarea, se mueve a la columna completado y el miembro del equipo selecciona el siguiente trabajo de alto valor de la columna no iniciada. Después de que todas las tareas de un paquete de trabajo de alto nivel se hayan completado, solamente un representante del cliente, u otra persona designada, pueden mover ese elemento de no iniciado a completado.

Las tablas de tareas existen para que el equipo pueda auto-organizarse en torno al trabajo, para poner el trabajo de desarrollo de productos intangibles a la vista y para hacer que el flujo de trabajo entre los miembros del equipo sea visible. Como se trata de una herramienta para el equipo, una tabla de tareas se actualiza varias veces al día por los miembros del mismo. Para eliminar colas, reducir los residuos y aumentar el flujo de valor, los miembros del equipo deben estar atentos para ver cómo muchos elementos de trabajo se ejecutan simultáneamente.

1. El equipo debe tratar de no tener más de dos paquetes de trabajo de alto nivel en proceso a la misma vez.
2. Para limitar el cambio de contexto, cada miembro del equipo debe esforzarse por tener no más de tres tareas en proceso a la vez.
3. Para reducir al mínimo las demoras y alentar el flujo, el equipo debe tratar de tener no más de un elemento bloqueado a la vez.
4. Cuando los elementos están bloqueados, son inmediatamente re-asignados a los miembros del equipo en mejores condiciones para resolver el bloqueo ahora.

Cuándo no utilizar: Si los miembros del equipo no serán los responsables de la tabla de tareas.