28 formas de parar de desperdiciar tiempo (parte 2 de 2)

Vamos a terminar nuestra lista de formas de mejorar el enfoque de su equipo en el trabajo con doce nuevas ideas. En este artículo me voy a centrar en las ideas que mejorarán como responde un equipo a trabajo emergente y como afrontar distracciones. Para obtener ideas sobre como impulsar el enfoque cuando se esta realizando el trabajo y defininir el trabajo en las reuniones, revisar el artículo anterior.

Respondiendo a trabajo emergente

• El Product Owner decide – cualquier trabajo emergente que aparezca durante un Sprint debe llegar primero al Product Owner antes de que cualquier miembro del equipo pueda echarle un vistazo al mismo. En Scrum, es una responsabilidad del Product Owner decidir si se cambia el enfoque del equipo y cuando hacerlo de ser necesario.
• El intercambio – si el Product Owner decide que hay que realizar el trabajo emergente, se debe intercambiar es trabajo pur un Product Backlog que aun no este empezado de igual tamaño o más pequeño. Si nada es aun sin empezar, mala suerte.
• Siguientes 24, próxima semana o próximo Sprint – establecer tres categorías para lidiar con el trabajo emergente. Cosas que deben ser abordadas en las próximas veinticuatro horas de trabajo, cosas que pueden esperar hasta la próxima semana y el trabajo que será atendido en el próximo Sprint. El Product Owner decide en qué categoría cae el nuevo trabajo .
• Esperar hasta el próximo Scrum diario – al menos que sea una verdadera emergencia o crisis, el propietario del producto guardará el problema hasta la próxima reunión de Scrum Diario. Traer a colación el tema mientras el equipo está trabajando presenta una distracción del trabajo que ocupa al equipo.
• Función de mensáfono: Constantemente algún problema técnico imprevisto o error surgirá durante un Sprint que recurrirá a los conocimientos y la experiencia del equipo. Cuando esto sucede, el equipo designará a una persona que está “de guardia”, como persona de apoyo para el Sprint. Este miembro del equipo estará a cargo del contacto inicial, de investigar la situación y de llegar a un procedimiento recomendado.
• Hacer rotar la función de mensáfono: todos en el equipo deben realizar esta función . Nadie hace “función de mensáfono” dos sprints seguidos.

Lidiar con trabajo emergente

• Apagar Outlook – y otras notificaciones. La gente simplemente no tiene que responder a todos los e-mails en cuanto llegan a su bandeja de entrada, especialmente durante las sesiones de trabajo. Lea su correo electrónico cuando se tome un descanso.
• Apagar el teléfono – esto fue un gran reclamo de DeMarco y Lister en Peopleware, así que si usted realmente tiene un teléfono de escritorio asegúrese de apagar el timbre. Para las llamadas personales, todos los teléfonos móviles deben establecerse en modo vibración.
• Tiempo para Internet – decidir como equipo cuando es apropiado navegar por Internet, consultar eBay, Facebook, etc. No estoy sugiriendo que se establece una especie de policía de internet o sistema de seguimiento. Estoy sugiriendo tener una conversación de adultos en la que la gente debe decidir que hacer cuando estan agotados para el resto del día.
• Apagar la mensajería instantánea – es algo que puede ser útil de alguna forma para los equipos distribuidos, pero para un equipo que comparte edificio la mensajería instantanea que va apareciendo mientras se hace el trabajo puede ser motivo de distracción. Como Outlook, estas notificaciones rompen la concentración y flujo, así que deben ser desactivadas por defecto.
• Llamadas personales lejos de su escritorio – si usted quiere tomar una llamada telefónica personal, utilice el teléfono móvil. Mejor aún, tome (o haga) la llamada fuera del área de trabajo del equipo. Escuchar a un compañero de trabajo hablar sobre los mejores momentos del partido de la semana pasada o discutir las próximas vacaciones es extremadamente molesto.
• Compañero de trabajo aburrido \ charlatán – si usted nota que se siente aburrido y no puede hacer nada, sólo tiene que irse a casa. En serio, si esta distraido, sólo se va a distraer a la gente y es mejor está lejos del equipo. Si ve a alguien que se aburre y está absorbiendo el tiempo de otras personas, sugiera que tome un largo descanso, ir al gimnasio o pasar tiempo en casa con su familia.